Tasks & Projects (Workgroups)

Tác vụ (Task) là gì?

Tác vụ là một đầu việc cụ thể được giao cho một người, có hạn chót và có thể theo dõi tiến độ. Trong Bitrix24, mọi trao đổi, file và thời gian làm việc liên quan đến đầu việc đó được gom vào trong tác vụ, thay vì rải rác trong chat hay email.

Các vai trò trong một tác vụ

• Người tạo (Created by): người giao việc, có quyền kiểm tra và chấp nhận kết quả.
• Người chịu trách nhiệm (Responsible person): người chính thực hiện và chịu trách nhiệm hoàn thành.
• Người tham gia (Participants): những người cùng thực hiện, hỗ trợ người chịu trách nhiệm.
• Người theo dõi (Observers): nhận thông báo để nắm tình hình, không trực tiếp làm.

Thông tin quan trọng của tác vụ

• Hạn chót (Deadline): thời điểm phải hoàn thành; tác vụ quá hạn sẽ được đánh dấu.
• Checklist: danh sách các bước nhỏ, đánh dấu khi xong.
• Tác vụ con (Subtask): chia việc lớn thành nhiều tác vụ nhỏ giao cho nhiều người.
• Phụ thuộc (Dependencies): ràng buộc thứ tự giữa các tác vụ, thường dùng trên biểu đồ Gantt (ví dụ việc B chỉ bắt đầu khi việc A xong).
• Tuỳ chọn yêu cầu người tạo kiểm tra kết quả trước khi đóng tác vụ.

Một tác vụ đi qua các trạng thái như: Đang chờ, Đang thực hiện, Chờ kiểm tra (nếu bật kiểm tra), Hoàn thành, Hoãn lại. Người chịu trách nhiệm có thể bấm Bắt đầu, Tạm dừng, Hoàn thành; người tạo có thể chấp nhận hoặc trả lại.

Các chế độ xem

• List (Danh sách): xem dạng bảng, lọc và sắp xếp theo nhiều điều kiện.
• Deadline: nhóm tác vụ theo hạn chót – quá hạn, hôm nay, tuần này… kéo thả để đổi hạn.
• Planner (Kế hoạch của tôi): Kanban cá nhân, tự sắp xếp việc của riêng bạn.
• Kanban: trong dự án, các cột là giai đoạn chung của nhóm.
• Gantt: biểu đồ thời gian, thấy độ dài và phụ thuộc giữa các tác vụ.

Dự án và Nhóm làm việc (Workgroups)

Dự án/Nhóm làm việc là không gian chung của một nhóm người: có thành viên, Feed riêng, Drive riêng, lịch và tác vụ của nhóm. Chủ nhóm và người điều hành (moderator) quản lý thành viên và phân quyền: ai được xem, tạo, sửa tác vụ, ai được mời thêm người. Nhóm có thể mở (ai cũng xin tham gia được) hoặc kín.

Với đội làm việc theo Agile, Bitrix24 có loại dự án Scrum: backlog, sprint, story point, bảng sprint và các cuộc họp Scrum, giúp chạy sprint ngay trong hệ thống.

Theo dõi thời gian (Time tracking)

Khi bật tính năng theo dõi thời gian trong tác vụ, người thực hiện bấm bắt đầu/dừng đồng hồ để ghi lại thời gian thực tế đã làm. Có thể đặt thời gian dự kiến để so sánh. Dữ liệu này hữu ích cho việc đánh giá khối lượng công việc và tính chi phí dự án.

Nguồn tham khảo: helpdesk.bitrix24.com