CRM: Lead, Deal, Contact, Company

CRM trong Bitrix24 là gì?

CRM (Customer Relationship Management) trong Bitrix24 là nơi doanh nghiệp lưu toàn bộ thông tin khách hàng, cơ hội bán hàng và lịch sử làm việc với khách. Thay vì mỗi nhân viên giữ một file Excel riêng, cả đội bán hàng cùng làm việc trên một dữ liệu chung: ai đang chăm sóc khách nào, khách đang ở bước nào, lần cuối liên hệ là khi nào và việc tiếp theo cần làm là gì.

Bốn đối tượng cơ bản

• Lead (khách tiềm năng): một yêu cầu hoặc liên hệ mới mà bạn chưa xác định được nhu cầu thật – ví dụ người để lại số điện thoại trên website. Lead dùng để sàng lọc.
• Deal (thương vụ/cơ hội bán hàng): một cơ hội bán hàng cụ thể, có giá trị dự kiến và đi qua các giai đoạn cho đến khi Thành công hoặc Thất bại.
• Contact (liên hệ): một người cụ thể – họ tên, điện thoại, email, chức vụ.
• Company (công ty): một tổ chức. Một công ty có thể gắn với nhiều liên hệ và nhiều deal.

Chế độ CRM đơn giản và cổ điển

Bitrix24 có hai chế độ làm việc. Ở chế độ đơn giản (Simple CRM), hệ thống không dùng lead: mỗi yêu cầu mới (từ form, cuộc gọi, email, chat) sẽ tạo thẳng một deal kèm contact và/hoặc company. Chế độ này phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, quy trình ngắn, muốn bắt đầu nhanh.

Ở chế độ cổ điển (Classic CRM), yêu cầu mới được lưu thành lead. Nhân viên sàng lọc lead, và khi lead đủ điều kiện thì thực hiện chuyển đổi (convert) lead thành deal, contact và company. Lead không phù hợp được đánh dấu là lead rác/không chất lượng. Chế độ này phù hợp khi có nhiều yêu cầu cần lọc trước khi chuyển cho đội bán hàng. Bạn có thể chuyển giữa hai chế độ trong cài đặt CRM.

Pipeline và giai đoạn (stages) trên Kanban

Mỗi deal nằm trong một pipeline (kênh bán hàng) và đi qua các giai đoạn, ví dụ: Mới → Chuẩn bị báo giá → Đàm phán → Thành công/Thất bại. Chế độ xem Kanban hiển thị mỗi giai đoạn là một cột; bạn chỉ cần kéo thả thẻ deal sang cột khác để đổi giai đoạn. Giai đoạn có thể đổi tên, thêm, bớt và đổi màu cho đúng quy trình thực tế của doanh nghiệp. Có thể tạo nhiều pipeline cho các loại hình bán hàng khác nhau (ví dụ bán lẻ, dự án, bảo hành); số pipeline tối đa phụ thuộc gói cước.

Hoạt động (activities) và timeline

Hoạt động là những việc cần làm với khách: cuộc gọi, cuộc họp, việc cần làm (to-do), email. Mỗi hoạt động có thời hạn và người phụ trách, hiển thị trên thẻ deal để không bỏ sót việc. Trên Kanban, bộ đếm hoạt động giúp bạn thấy ngay deal nào có việc quá hạn.

Timeline (dòng thời gian) trong mỗi deal ghi lại toàn bộ lịch sử: cuộc gọi, email, bình luận, thay đổi giai đoạn, tài liệu đã gửi. Người mới tiếp nhận khách chỉ cần đọc timeline là nắm được bối cảnh.

Nguồn khách (source)

Trường Nguồn (Source) cho biết khách đến từ đâu: website, cuộc gọi, email, mạng xã hội, giới thiệu… Khi khách đến qua form CRM hoặc kênh kết nối, nguồn thường được điền tự động. Dữ liệu này giúp đánh giá kênh marketing nào mang lại khách hàng thật.

Nguồn tham khảo: helpdesk.bitrix24.com