Automation rules & Triggers

Khoảng 30 phút · Chưa làm quiz

Vì sao cần tự động hoá?

Trong bán hàng có nhiều việc lặp lại: gửi email cảm ơn, nhắc nhân viên gọi lại, báo cho quản lý khi có deal lớn. Bitrix24 cho phép cấu hình các việc này một lần, sau đó hệ thống tự làm mỗi khi deal hoặc lead đến đúng giai đoạn.

Automation rules (Quy tắc tự động)

Automation rules được gắn vào từng giai đoạn của pipeline deal hoặc lead. Khi một deal chuyển vào giai đoạn đó, các quy tắc của giai đoạn sẽ chạy. Bạn cấu hình trong mục Automation rules của CRM, nơi hiển thị các giai đoạn theo cột giống Kanban.

Gửi email hoặc SMS cho khách.
Tạo tác vụ cho nhân viên (ví dụ: "Chuẩn bị báo giá" cho người phụ trách deal).
Gửi thông báo cho người phụ trách hoặc quản lý.
Đổi người phụ trách, cập nhật trường dữ liệu, tạo hoạt động.
Chờ (delay): chạy quy tắc sau một khoảng thời gian, ví dụ 2 ngày sau khi gửi báo giá thì nhắc gọi lại.

Mỗi quy tắc có thể đặt điều kiện (ví dụ chỉ chạy khi giá trị deal lớn hơn một mức nhất định) và thời điểm chạy (ngay lập tức hoặc sau một khoảng chờ).

Triggers (Bộ kích hoạt)

Nếu automation rules là "khi vào giai đoạn thì làm gì", thì triggers là "khi xảy ra sự kiện thì chuyển deal sang giai đoạn nào". Trigger theo dõi sự kiện của khách và tự đưa deal sang giai đoạn tương ứng – khi đó các automation rules của giai đoạn mới lại chạy.

Khách điền form CRM trên website.
Nhận được email từ khách.
Khách thanh toán hoặc xem hoá đơn/báo giá.
Có cuộc gọi đến hoặc cuộc gọi bị nhỡ.
Khách nhắn tin qua kênh Open Channels.

Ví dụ kết hợp

Trigger: khách thanh toán → deal chuyển sang giai đoạn "Đã thanh toán". Automation rules của giai đoạn này: gửi email cảm ơn cho khách, tạo tác vụ "Giao hàng" cho bộ phận kho, thông báo cho kế toán.

Automation trong tác vụ và dự án

Trong dự án/nhóm làm việc, Kanban của tác vụ cũng có automation rules và triggers theo giai đoạn. Ví dụ: khi tác vụ chuyển sang cột "Chờ duyệt" thì tự giao cho trưởng nhóm kiểm tra; khi tác vụ được hoàn thành thì tự chuyển sang cột "Xong".

Khác gì với Business processes?

Automation rules và triggers đơn giản, gắn với giai đoạn, cấu hình nhanh bằng giao diện kéo thả – phù hợp cho người dùng nghiệp vụ. Business processes (Quy trình nghiệp vụ) là công cụ mạnh hơn: có trình thiết kế dạng sơ đồ, hỗ trợ rẽ nhánh, vòng lặp, phê duyệt nhiều cấp, biến số – phù hợp quy trình phức tạp như phê duyệt chi phí, hợp đồng. Thường bắt đầu với automation rules, khi cần logic phức tạp mới chuyển sang business process.

Lưu ý gói cước

Khả năng dùng automation rules, triggers và business processes phụ thuộc gói cước Bitrix24. Hãy kiểm tra trang giá Bitrix24 hoặc hỏi DCENTER trước khi xây dựng quy trình.